Ratgeber · Placetel und Webex
Routing-Flow bei Placetel einrichten
Die kurze Antwort
Ein Routing-Flow leitet Anrufe nach dem Anrufer – nach Rufnummer, Kontakt oder Kontakt-Tag, mit höchstens fünf Regeln und immer mit einer Standard-Regel. Sprachmenü, Warteschlangen und Öffnungszeiten bauen Sie im Control Hub: mit Auto-Attendant, Anrufwarteschlange, Sammelanschluss und Zeitplänen.
Marco SplettstößerIhr Ansprechpartner für PlacetelStand · 7 Minuten Lesezeit
In Kürze
- Der Routing-Flow entscheidet nach dem Anrufer: Rufnummer, Kontakt oder Kontakt-Tag. Placetel erlaubt höchstens fünf Regeln je Flow.
- Passt keine Bedingung und fehlt die Standard-Regel, wird der Anruf nicht verbunden. Placetel rät ausdrücklich zu einer Standard-Regel.
- Sprachmenü, Warteschlange und Sammelanschluss richtet der Administrator im Control Hub unter „Calling → Funktionen“ ein.
- Zeitpläne wirken erst, wenn sie einer Funktion zugewiesen sind. Mittagspausen lassen sich nur im Control Hub anlegen.
Die Bausteine
Was wofür gedacht ist.
Routing-Flow
Leitet Anrufe nach Rufnummer, Kontakt oder Kontakt-Tag, mit höchstens fünf Regeln je Flow. Ziel kann ein Benutzer sein oder ein KI-Agent. Weg: „Rufnummer“ → „Routing Flows“ → „Neuer Flow“.
Auto-Attendant
Das Sprachmenü (IVR): „Für den Vertrieb drücken Sie die 1.“ Mit Zeitplänen für Geschäftszeiten und Urlaub und eigenen Ansagen als WAV-Datei bis 2 MB. Weg: Calling → Funktionen → Auto Attendant.
Anrufwarteschlange
Anrufer warten mit Begrüßung, geschätzter Wartezeit und Wartemusik; verteilt wird etwa reihum, von oben nach unten oder gleichzeitig, mit Überlauf. Weg: Calling → Funktionen → Anrufwarteschlange.
Sammelanschluss
Eine Gruppe nimmt einen Anruf gemeinsam an – mit denselben Verteilmustern und Weitergabe nach einer festen Zahl von Klingelzeichen. Ansagen und Wartemusik beschreibt Placetel nur bei der Warteschlange.
Zeitplan
Geschäftszeiten oder Feiertage je Standort. Er wirkt erst, wenn er einer Funktion zugewiesen ist, und lässt sich nicht löschen, solange er genutzt wird.
Betriebsmodus
Leitet Anrufe nach Uhrzeit um – mit gleichen oder unterschiedlichen Zeiten je Tag, für Feiertage oder ohne Zeitsteuerung. Wer umschalten darf, legt der Administrator je Benutzer fest.
So greift es ineinander
So sieht das aus.
Ein Anruf auf die Hauptnummer: Zeitplan, Sprachmenü, Warteschlange und Sammelanschluss nacheinander – wie im Beispiel von Placetel.
Anruf auf Ihre Hauptnummer
Kunden wählen wie immer
Zeitplan
Geöffnet? Mo–Fr, Feiertage geschlossen
GeschlossenAnsage, dann Mailbox – die Nachricht kommt per E-MailSprachmenü
„Vertrieb: 1 · Technik: 2“
Taste 1: Warteschlange VertriebAnsage und WartemusikTaste 2: Sammelanschluss TechnikKlingelt bei allen gleichzeitigNiemand frei?
Nach 60 Sekunden zur Zentrale, dann Mailbox
Ein Beispiel. Ihr Plan entsteht aus Ihren Abläufen.
Schritt für Schritt
In dieser Reihenfolge.
Zeitplan anlegen
Geschäftszeiten und Feiertage, im Control Hub unter Management → Standorte → Ihr Standort. Mittagspausen gehen nur hier.
Calling → ZeitpläneVoicemail-Gruppen anlegen
Für Nachrichten außerhalb der Zeiten oder wenn niemand frei ist. Wer die PIN einer Gruppen-Voicemail kennt, kann sie abhören – vergeben Sie sie mit Bedacht.
Warteschlange einrichten
Unter Calling → Funktionen: Agenten, Verteilung, Begrüßung, Wartemusik und Überlauf festlegen.
AnrufwarteschlangeSammelanschluss einrichten
Unter Calling, für Gruppen, die gemeinsam klingeln sollen – etwa die Technik.
Funktionen → SammelanschlussAnsagen bereitstellen
Eigene Ansagen laden Sie als WAV-Datei hoch, höchstens 2 MB groß.
Auto-Attendant bauen
Unter Calling: Zeitpläne zuweisen, das Menü mit den Tasten auf Warteschlange und Sammelanschluss legen, Begrüßung wählen, prüfen, erstellen. Die Nummer des Auto-Attendants ist die Rufnummer, die Kunden wählen.
Funktionen → Auto AttendantPlacetel: Auto-Attendant mit Zeitsteuerung (Beispiel) (öffnet in neuem Tab)
Routing-Flow für Sonderfälle
Im Menü „Rufnummer“: bestimmte Anrufer gezielt leiten – Stammkunden, eine Rufnummer, anonyme Anrufer über „Unbekannt“. Regeln anlegen, mit „Simulation starten“ testen, eine Standard-Regel setzen.
Routing Flows → Neuer Flow
Stolpersteine
Woran es meistens hakt.
Keine Standard-Regel
Passt im Routing-Flow keine Bedingung, wird der Anruf nicht verbunden. Placetel rät deshalb ausdrücklich zu einer Standard-Regel, die immer greift.
Rufnummer im falschen Format
Placetel erkennt 004922… und +4922… als dieselbe Nummer, eine Eingabe wie 022… dagegen nicht.
Bedingungen widersprechen sich
Die Bedingungen innerhalb einer Regel dürfen sich nicht widersprechen. Prüfen Sie jede Regel mit „Simulation starten“, bevor sie live geht.
Kontakte fehlen
Regeln nach Kontakt oder Kontakt-Tag greifen nur, wenn Kontakte und Tags vorher angelegt sind.
Zeitplan ohne Funktion
Ein Zeitplan wirkt erst, wenn er einer Funktion zugewiesen ist – und solange er genutzt wird, lässt er sich nicht löschen.
Der nächste Schritt
Lieber bauen lassen? Wir richten es ein.
Wir übersetzen Ihre Abläufe in Sprachmenü, Warteschlangen, Sammelanschlüsse, Zeitpläne und Routing-Flows, testen jeden Weg und schreiben Ihnen den Plan auf.
Die Reihe
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Wer das schreibt
Marco SplettstößerIhr Ansprechpartner für Placetel
Marco Splettstößer ist bei Media8 der Ansprechpartner für Placetel. Unser Team betreut über 250 Placetel-Kunden, und unsere eigene Zentrale läuft über Webex für Placetel.
Stand . Ein Ratgeber aus der Praxis. Placetel und Webex ändern ihre Oberflächen; maßgeblich sind die Hilfeseiten der Hersteller von heute. Placetel ist eine Marke der Gamma Placetel GmbH, Webex und Cisco sind Marken von Cisco, Microsoft Teams ist eine Marke von Microsoft. Media8 ist Placetel-Partner, nicht Placetel selbst.
Quellen
- Placetel: Routing-Flow einrichten (öffnet in neuem Tab)
- Placetel: Übersicht Control Hub (öffnet in neuem Tab)
- Placetel: Auto-Attendant mit Sprachmenü (IVR) (öffnet in neuem Tab)
- Placetel: Warteschlange einrichten (öffnet in neuem Tab)
- Placetel: Sammelanschluss / Sammelrufgruppe (öffnet in neuem Tab)
- Placetel: Zeitpläne einrichten (öffnet in neuem Tab)
- Placetel: Betriebsmodus einrichten (öffnet in neuem Tab)
- Placetel: Auto-Attendant mit Zeitsteuerung (Beispiel) (öffnet in neuem Tab)
Häufige Fragen
Was Sie zum Routing wissen möchten.
Was ist ein Routing-Flow bei Placetel?
Eine Regelkette, die Anrufe nach dem Anrufer leitet: nach Rufnummer, Kontakt oder Kontakt-Tag. Ein Flow hat höchstens fünf Regeln; Ziel kann ein Benutzer oder ein KI-Agent sein. Mit Zeitsteuerung verhält er sich laut Placetel eher wie ein Routing-Plan.
Was ist der Unterschied zwischen Warteschlange und Sammelanschluss?
Beide verteilen Anrufe auf mehrere Personen, mit denselben Mustern wie gleichzeitig oder reihum. Begrüßung, geschätzte Wartezeit, Wartemusik und Überlauf beschreibt Placetel nur bei der Warteschlange; der Sammelanschluss gibt nach einer festen Zahl von Klingelzeichen weiter.
Wo richte ich das Sprachmenü (IVR) ein?
Im Control Hub unter Calling → Funktionen → Auto Attendant. Dort legen Sie die Zeitpläne für Geschäftszeiten und Urlaub fest, das Menü mit den Tasten und die Begrüßung.
Wer darf das Routing ändern?
Warteschlangen, Sammelanschlüsse, die Zeitpläne der Standorte und Betriebsmodi richtet laut Placetel der Administrator im Control Hub ein. Mitarbeitende legen eigene Zeitpläne im User Portal an; den Betriebsmodus umschalten darf, wem der Administrator es erlaubt.
Wie teste ich, ob alles richtig läuft?
Den Routing-Flow mit „Simulation starten“, alles andere mit echten Anrufen: zu Geschäftszeiten, außerhalb, an einem Feiertag und mit unterdrückter Nummer.
Hilfe bei Ihrer Placetel-Anlage
„Wir telefonieren selbst mit Placetel. Wenn bei Ihnen etwas hakt, wissen wir meist schon beim ersten Satz, wo wir suchen.“
Marco SplettstößerIhr Ansprechpartner für Placetel
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