Rechtssichere E-⁠Mail-Archivierung –
eingerichtet und betreut.

Sie zahlen je Postfach im Monat, dazu einmal die Einrichtung. Ein Angebot bekommen Sie nach dem ersten Gespräch – abgestimmt auf Ihre Postfächer und Ihren Altbestand.

Aufbewahren ist Pflicht, eine bestimmte Software nicht. Geschäftliche E-⁠Mails – Angebote, Aufträge, Rechnungen – müssen je nach Inhalt sechs bis zehn Jahre vollständig und unverändert auffindbar bleiben. Ein Postfach allein schafft das nicht: Dort lässt sich jede E-⁠Mail löschen oder verschieben. Ein Archiv hält sie fest.

MailStore ist nach IDW PS 880 zertifiziert: Ein unabhängiger Prüfer bestätigt, dass die Software eine Archivierung nach den GoBD ermöglicht – sachgemäß eingesetzt. Dazu gehören der Betrieb, den wir übernehmen, und Ihre Verfahrensdokumentation, bei der wir helfen.

In einem Rechenzentrum in Deutschland, betrieben von uns. Wo genau und wie der Vertrag zur Auftragsverarbeitung aussieht, legen wir Ihnen vor dem Start offen.

Ja. MailStore archiviert Postfächer aus Microsoft 365, Exchange und Google Workspace ebenso wie Postfächer bei anderen Anbietern. Alte PST-Dateien holen wir mit ins Archiv.

Ja, denn beide tun etwas anderes. Ein Backup holt den letzten Stand zurück, wenn etwas kaputtgeht. Ein Archiv bewahrt jede einzelne E-⁠Mail unverändert auf, bis ihre Frist abläuft, und findet sie in Sekunden. Die Sicherung Ihrer Microsoft-365-Postfächer richten wir auf Wunsch ebenfalls ein.

Ob Ihr Team das Postfach auch privat nutzen darf, entscheidet mit, wer ins Archiv schauen darf. Am einfachsten ist eine klare Regel für alle – die gehen wir vor dem Start mit Ihnen durch.

Ja. Ihre E-⁠Mails bekommen Sie als Dateien im gängigen Format EML mit, samt Anhängen. Sie sind an keinen Anbieter gebunden – auch nicht an uns.