Kurz gefragt
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Paperless-ngxManaged DMS
Für kleine Teams und Unternehmen bis 100 Arbeitsplätze: Wir richten Paperless-ngx ein, räumen Ihre Ablage ein und betreiben das Archiv – bei uns gehostet oder auf Ihrem Synology NAS.
Kostenlos und unverbindlich.Oder in drei Fragen zum ersten Fahrplan
Ihr Aktenschrank
Beispiel
In Paperless-ngx
Gesucht wird in Paperless-ngx. Originale stehen unter ihrer Nummer im Ordner.
Wir arbeiten selbst mit Paperless-ngx
Was wir einrichten, kennen wir aus dem eigenen Alltag.
Synology Gold Partner 2025
Über 500 Synology-Besitzern geholfen – auf diesem NAS läuft Ihr Archiv im Haus.
Open Source
Keine Lizenz je Arbeitsplatz. Sie zahlen für Betrieb und Betreuung.
Kennen Sie das?
„Der Steuerberater braucht alle Stromrechnungen des Jahres.“
Heute: Jemand zieht Ordner, kopiert und sucht den Rest in den Postfächern zusammen.
Mit Paperless-ngx
Abschlag Strom12 Treffer
Eine Suche findet alle. Der Steuerberater bekommt einen Freigabelink – auf Wunsch mit Ablaufdatum.
„Die Rechnung liegt im Postfach der Kollegin – und die ist im Urlaub.“
Heute: Warten, bis sie zurück ist, oder beim Lieferanten nachfragen.
Mit Paperless-ngx
Aus dem E-Mail-Postfach
Anhänge aus den Postfächern landen von selbst im Archiv. Wer sie sehen darf, findet sie.
„Ich bin beim Kunden – und der Vertrag steht im Büro.“
Heute: Anrufen, jemand sucht ihn heraus und schickt ein Foto.
Mit Paperless-ngx
Mit Zwei-Faktor-Anmeldung
Das Archiv läuft im Browser, auch auf dem Smartphone – im Büro, zu Hause und unterwegs.
„Wann können wir den Wartungsvertrag eigentlich kündigen?“
Heute: Keiner weiß es genau. Bis der Ordner gefunden ist, hat er sich verlängert.
Mit Paperless-ngx
Wartungsvertrag Heizung1 Treffer
Ein Wort genügt, und die Stelle ist im Dokument markiert: Kündigung drei Monate zum Jahresende.
Klingt nach Ihrem Büro?
Marco Splettstößer schaut sich Ihre Ablage mit Ihnen an und sagt Ihnen, was sich lohnt.
Erstgespräch vereinbarenManaged DMS
Beide Wege richten wir gleich ein und betreuen sie gleich.
Ihr Archiv aus unserem Rechenzentrum
Ihr Archiv bleibt im Haus
So arbeitet Paperless-ngx
Per Scanner, aus dem E-Mail-Postfach oder per Hochladen: Das Blatt landet im Posteingang von Paperless-ngx.
Die Texterkennung macht jedes Wort durchsuchbar – auch auf einem Scan, der nur ein Bild ist.
Absender, Dokumenttyp und Schlagworte schlägt Paperless-ngx selbst vor. Es lernt aus Ihren Zuordnungen – auf Wunsch helfen KI-Vorschläge.
Ein Wort genügt. Die Treffer stehen nach Relevanz, die Fundstelle ist im Dokument markiert.
Der Anlass: Der Kunde ruft an: Wann kam der Estrich für die Lindenstraße?
Lieferschein Baustelle Lindenstraße
… 40 Sack Estrich, frei Baustelle Lindenstraße 12 …
In Paperless-ngx
Lieferscheine, Aufmaße und Fotos von der Baustelle landen im selben Archiv – hochgeladen auch vom Smartphone. Ein Schlagwort je Baustelle, und alles steht beieinander.
So läuft der Umzug
Gemeinsam
Welche Ordner, welche Postfächer, welcher Scanner – und ob Paperless-ngx bei uns läuft oder auf Ihrem NAS.
Wir
Wir richten Paperless-ngx ein, mit Sicherung vom ersten Tag an. Aus Ihren Ordnerrücken werden Dokumenttypen, Absender und Schlagworte.
Ihr Team
Ihr Team lernt es an den eigenen Unterlagen. Ab dem Stichtag geht jedes neue Blatt durch den Scanner; Originale bekommen eine Archivnummer.
Wir
Updates, Sicherung und Überwachung laufen bei uns weiter. Fragen gehen an uns.
Die müssen nicht an einem Wochenende durch den Scanner. Scannen Sie ein, was Sie wirklich brauchen, wenn Sie es brauchen – der Rest bleibt im Regal, bis seine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Ihr erster Fahrplan – in drei Fragen
Sie sehen ihn sofort, noch bevor Sie Kontaktdaten angeben.
Frage 1 von 3
Ihr Ansprechpartner
Marco Splettstößer ist Ihr Ansprechpartner für Paperless-ngx. Er hat über 500 Synology-Besitzern geholfen – auf genau diesen Geräten läuft Paperless-ngx, wenn Ihr Archiv im Haus bleiben soll.
Wir rufen persönlich zurück, erklären es so, dass Sie es verstehen, und sagen Ihnen vorher, was es kostet.
Zertifiziert von Synology
Aus unserer Betreuung
Der Rohstoffhändler vom Niederrhein hat sich für Paperless-ngx auf dem eigenen Synology NAS entschieden – samt KI-Vorschlägen, ohne zusätzlichen Anbieter. Wir richten es ein.
Paperless-ngx ordnet Ihre Dokumente. Was danach mit ihnen passiert – prüfen, weiterleiten, Fristen im Blick behalten –, automatisieren wir auf Wunsch mit KI.
KI-AutomatisierungGoBD, ehrlich
Häufige Fragen
Die Software selbst ist Open Source und kostet keine Lizenz – auch nicht je Arbeitsplatz. Sie zahlen für Einrichtung, Betrieb und Betreuung. Ein Angebot bekommen Sie nach dem ersten Gespräch, abgestimmt auf Ihre Ablage und Ihr Team.
Können Sie – es ist freie Software. Zu einem Archiv, auf das Sie sich verlassen, gehört aber mehr als das Programm: Datenbank, Texterkennung, Zusatzdienste für Office und E-Mail, eine Sicherung, die niemand löschen kann, und Updates. Allein zwischen dem 28. Juli und dem 20. September 2026 sind acht neue Versionen erschienen. Managed DMS heißt: Darum kümmern wir uns.
Keine Software ist das von allein, und Paperless-ngx hat keine Zertifizierung. Es bringt mit, was es dafür braucht: unveränderte Originale, Prüfsummen, ein Änderungsprotokoll und Rechte. Mit einer Sicherung, die sich nicht löschen lässt, und Ihrer Verfahrensdokumentation wird daraus ein Archiv, das Ihr Steuerberater prüfen kann.
Das entscheiden Sie: bei uns gehostet oder bei Ihnen im Haus auf einem Synology NAS. Wo unser Rechenzentrum steht und wie der Vertrag zur Auftragsverarbeitung aussieht, legen wir Ihnen vor dem Start offen.
Nein. Ab einem Stichtag wird digital abgelegt. Alte Ordner scannen Sie ein, wenn Sie etwas daraus brauchen – der Rest bleibt im Regal, bis seine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Seit Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit den Rechnungsdaten darin – Paperless-ngx legt sie ab und bewahrt das Original unverändert auf. Reine XML-Rechnungen (XRechnung) brauchen einen eigenen Weg ins Archiv; den klären wir im Gespräch.
Paperless-ngx sortiert schon ohne KI: Ein Lernverfahren auf Ihrem eigenen Archiv schlägt Absender, Dokumenttyp und Schlagworte vor und schickt dabei nichts nach draußen. Die KI-Funktionen der Version 3 sind ein Zusatz, den Sie einschalten: Vorschläge für Titel, Datum und Schlagworte und Antworten auf Fragen an Ihr Archiv, mit Link auf das Dokument. Läuft das Sprachmodell auf eigener Hardware, verlässt kein Dokument das Haus; ein Modell in der Cloud nutzen wir nur mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Dann nehmen Sie alles mit. Paperless-ngx legt Ihre Dokumente als ganz normale Dateien ab, und ein Export liefert alles mit sinnvollen Dateinamen. Sie sind an keinen Hersteller gebunden – auch nicht an uns.
„Sie sind auf der Suche nach einem IT-Partner, der wirklich für Sie da ist? Dann sollten wir uns jetzt unterhalten.“
Janosch HammacherGeschäftsführung
Im Beratungsgespräch …
Lust, gemeinsam durchzustarten? Reden wir über Ihre IT – unkompliziert und auf Augenhöhe.
Telefonisch, persönlich & digital: Mo–Fr von 09:00 bis 17:30 Uhr erreichbar.
Gespräch mit Marco Splettstößer
Rückruf zu unseren Geschäftszeiten
