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Entdecken Sie die Vorteile einer professionellen E-Mail-Archivierung und sichern Sie Ihr Unternehmen gegen rechtliche Risiken ab
Ich unterstütze Ihr Unternehmen auf dem Weg zur rechtlichen Konformität. Sind Sie bereit? Ich berate Sie gerne. Fordern Sie jetzt einen kostenlosen Rückruf an.
In der heutigen Geschäftswelt ist die E-Mail unverzichtbar geworden, ein zentraler Dreh- und Angelpunkt für Kommunikation und Dokumentenaustausch. Täglich fluten unzählige E-Mails unsere Postfächer, sie werden versendet, empfangen und müssen geordnet abgelegt werden. Während wir im privaten Bereich die Freiheit haben, zu entscheiden, welche E-Mails wir behalten möchten, sieht die Situation im beruflichen Kontext deutlich anders aus.
In Deutschland gibt es klare gesetzliche Vorgaben zur E-Mail-Archivierung im geschäftlichen Verkehr. Doch wie steht es um die rechtskonforme Archivierung Ihrer geschäftlichen E-Mails? Bei der Suche nach einer passenden Lösung, um Ihre E-Mail- und Speicherinfrastruktur zu entlasten und die Effizienz Ihrer internen Geschäftsprozesse zu steigern, sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Lassen Sie uns gemeinsam den Grundstein für eine sichere und strukturierte E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen legen.
Die rechtlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung in Deutschland sind klar definiert. Unter anderem müssen E-Mails, die geschäftliche Transaktionen dokumentieren, gemäß den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art des Dokuments, aber die allgemeine Regel ist, dass geschäftliche Korrespondenz für 6 Jahre und buchhalterische Belege für 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Zum Beispiel müssen Rechnungen, Verträge und Geschäftsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen werden, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden, um im Falle einer steuerlichen oder rechtlichen Prüfung vollständige Nachweise vorlegen zu können. Lehnen Sie sich zurück: Sobald Sie sich für uns als IT-Partner entscheiden, richten wir Ihre E-Mail-Archivierung ein. So entsprechen Sie stets den gesetzlichen Vorgaben, ohne sich um die technischen Details kümmern zu müssen.
Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung ist weit mehr als eine schlichte Datensicherung, die nachträglich manipuliert werden könnte. Der Gesetzgeber stellt klare Vorgaben, um die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit jeder E-Mail zu gewährleisten. Durch eine solche Archivierung entsteht ein lückenloses, originalgetreues E-Mail-Archiv, das Manipulationen und Datenverlust vorbeugt. Bei Media8 nehmen wir Ihnen die technischen Details ab und sorgen für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen, damit Sie stets den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre E-Mails gesetzeskonform zu archivieren und helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung.
Raus aus der Rechtsunsicherheit: künftig bequem und revisionssicher archivieren. MailStore ermöglicht eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung und unterstützt die Einhaltung der DSGVO. Mit MailStore kann Ihr Unternehmen alle relevanten rechtlichen Anforderungen an ein E-Mail-Archiv erfüllen. Die Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang stellt die Verfügbarkeit Ihrer wichtigen Kommunikationsdaten über Jahre sicher. MailStore ist DSGVO und IDW PS 880 zertifiziert und bietet sich als führende Software-Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen an.
Wir bieten Ihnen eine professionelle E-Mail-Archivierung, die allen rechtlichen Anforderungen gerecht wird. Die absolute Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten ist für uns von oberster Bedeutung, daher betreiben wir das E-Mail-Archiv ausschließlich auf Servern in deutschen Rechenzentren, im Einklang mit nationalen Datenschutzstandards.
👆🏻 Rechtliche Vorgaben erfüllen: Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Weiterhin unterliegen nach § 147 AO auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht.
Unser IT-Kompetenzhaus in Wesel steht Ihnen zur Seite, um Ihre E-Mails rechtskonform zu archivieren. Nutzen Sie die Gelegenheit und buchen Sie jetzt einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Beratung. Ihr erster Schritt in Richtung rechtssichere E-Mail-Archivierung ist nur einen Anruf entfernt. Mit unserer Expertise und der passenden Lösung machen wir die E-Mail-Archivierung für Sie zum Kinderspiel.
Die rechtlichen Vorgaben für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese verlangen, dass alle geschäftsrelevanten E-Mails über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und bei Bedarf reproduziert werden können. Sie müssen in einer Weise archiviert werden, die ihre Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Eine revisionssichere Archivierung sorgt dafür, dass alle E-Mails in einem unveränderbaren Format gespeichert und nachvollziehbar verwaltet werden. Sobald eine E-Mail in das Archivsystem eingegangen ist, kann sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Zudem sind alle Aktionen, die im Archivsystem vorgenommen werden, protokolliert und nachvollziehbar.
Die Nichtarchivierung von E-Mails kann ernste rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Im Falle einer Steuerprüfung oder rechtlichen Auseinandersetzung kann die Nichterfüllung der Buchführungspflicht zu Strafen, Einschränkung der Vorsteuerabzugsfähigkeit und im schlimmsten Fall zur persönlichen Haftung des Geschäftsführers führen, falls Sorgfaltspflichten verletzt wurden.
Die MailStore E-Mail-Archivierung ist flexibel und für nahezu jede Infrastruktur einsetzbar. E-Mails werden direkt vom Mailserver archiviert, unabhängig davon, ob Microsoft Office 365, Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Thunderbird oder andere Clients im Einsatz sind. Damit ist das Archiv unabhängig einsetzbar und eine Archivierung unter macOS ist ebenso problemlos möglich.
Mit uns an Ihrer Seite ist die E-Mail-Archivierung kein Hexenwerk mehr. Rufen Sie uns an und machen Sie den ersten Schritt in Richtung einer sorgenfreien digitalen Kommunikation.
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